Standardisierte Abläufe hindern das Unternehmen nicht daran flexibel zu sein, sondern ermöglichen eine gleichbleibende Qualität. Definierte Prozesse vereinfachen und beschleunigen die tägliche Arbeit.
Prozesse vs. Flexibiltät
Arbeitsschritte
Täglich gibt es neue Herausforderungen, immer wieder andere Anforderungen. Grundsätzlich gibt es jedoch auch immer wieder die gleichen Arbeitsschritte zur Bewältigung der gestellten Aufgaben. Angefangen bei einfachen Vorlagentexten für die Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern bis hin zu regelmäßigen Auswertungen von Kennzahlen.
Arbeitsprozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen schafft freie Ressourcen und bietet somit Potential, um Innovation und Wachstum voran zu treiben. Häufig sind Arbeitsabläufe eingefahren, da sie seit Jahren in ein und der selben Form ausgeführt und umgesetzt werden.
Durch eine objektive Betrachtung ist es in der Regel deutlich einfacher Anforderungen neu zu definieren und den Ablauf strukturierter zu gestalten und somit eine Optimerung zu erreichen.
Prozessablaufdiagramm
Nach der Analyse der bestehenden Prozesse und Strukturen ergeben sich Optimierungspotentiale, die zunächst gemeinsam mit den involvierten Mitarbeitern ausgearbeitet werden, ohne dabei die Flexibiltät einzuschränken.
Die Abläufe und Arbeitsweisen werden in einem Prozessablaufdiagramm definiert, dies dient zukünftig dazu, allen Mitarbeitern eine einheitliche Bearbeitung zu ermöglichen sowie eine gleichmäßige Qualität zu schaffen.
Prozessoptimierung in 5 Phasen:
- Analyse
- Planung
- Durchführung
- Kontrolle
- Umsetzung
Eine ausführliche und detaillierte Dokumentation ergänzt das Diagramm. Die einzelnen Schritte werden erläutert, um auch für neue Mitarbeitern eine leichte Einarbeitung zu gewährleisten. Laufende Anpassungen sorgen für stets aktuelle Unterlagen und Anforderungsprofile.
Automatisierung von Schnittstellen
Viele Arbeitsschritte wiederholen sich häufig und müssen immer wieder ausgeführt werden.
Das Automatisieren von Prozessen spart Zeit und damit vor allem auch Kosten ein.
Checkliste
Im Zuge der Analyse und Planung entstehen eine Vielzahl an Punkten, die in der täglichen Arbeit berücksichtigt werden müssen. Auch müssen innherhalb von Arbeitsabläufen oder Projekten unterschiedliche Abteilungen oder auch externe Dienstleister Teilaufgaben bearbeiten. Um hier jederzeit einen Überblick zu haben, werden für die unterschiedlichen Aufgabenstellungen Checklisten erstellt.
Das bedeutet im Einzelnen:
- Definition der Anforderung
- Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten
- Chancen und Risiken
- Status der einzelnen Aufgaben
Entscheidend ist im Wesentlichen die Kontrolle, hier ist der verantwortliche Mitarbeiter gefragt, der die ausgeführten Arbeiten mit den Anforderungen und Zielvorgaben abgleicht.
Schnittstelle
Ein besonders wichtiger Bereich innerhalb der Prozessoptimierung sind die Schnittstellen und deren Automatisierung. In nahezu jedem Unternehmen findet regelmäßig oder täglich ein Datenaustausch mit Kunden oder Lieferanten statt. Hierbei müssen häufig Daten in unterschiedlichen Formaten verarbeitet werden und entsprechend den Anforderungen umgewandelt werden.
Durch die Implentierung eines BI (Business Intelligence) Systems können Daten gesammelt, ausgewertet, dargestellt und weiterverarbeitet werden. Nicht nur der automatisierte Datenempfang und Datenversand kann hiermit gesteuert werden, sondern auch Reports und Statistiken können definiert und in Echtzeit zur Verfügung gestellt werden.
Sämtliche im Unternehmen eingesetzten Softwarelösungen und Systeme werden über Schnittstellen angebunden. Auch komplexere Auswertungen belasten somit nicht mehr die operativen Systeme und tragen damit zur Stabilität der gesamten Infrastruktur bei.
Optimierung ganz einfach....
Gerne stehen wir Ihnen beratend zur Seite und erstellen mit Ihnen gemeinsam nach Ihren Zielvorgaben die passenden Prozessanalysen und setzen die empfohlenen Optimierungen um.